KLAUZULA INFORMACYJNA
dla osób z którymi IPOSTER prowadzi korespondencję elektroniczną
Kto jest administratorem danych i jak się z nim skontaktować?
- IPoster sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres ul. Adama Branickiego 15, 02-972 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000586620, NIP: 5213712804, kapitał zakładowy: 5.000 zł (dalej „Administrator” lub „my”) jest administratorem Pani/Pana danych zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej „RODO”).
- W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się kontaktować z Administratorem za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: contact@iposter.com.pl lub pisemnie na adres siedziby wskazany w pkt 1.
Od kogo dane zostały pozyskane?
- Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, od Pani/Pana pracodawcy/zleceniodawcy współpracującego z Administratorem, który udostępnił Pani/Pana dane jako dane kontaktowe w związku ze współpracą lub pozyskane ze źródeł ogólnodostępnych.
Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu?
- Zakres Pani/Pana danych przetwarzanych przez Administratora obejmuje adres e-mail oraz wszelkie dane osobowe przekazywane przez Panią/Pana Administratorowi w toku korespondencji, w szczególności:
a) dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, stanowisko służbowe, miejsce pracy),
b) służbowe dane kontaktowe (nr telefonu). - Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) PROWADZENIA KORESPONDENCJI w tym udzielania odpowiedzi na wysyłane do administratora wiadomości, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest utrzymywanie kontaktu z osobami zainteresowanymi naszą działalnością, terminowe prowadzenie wszelkiej komunikacji w związku z prowadzoną działalnością, dbanie o jakość współpracy z klientami, kontrahentami oraz innymi zainteresowanymi stronami – z wykorzystaniem poczty elektronicznej,
b) PROWADZENIA ROZMÓW PRZED ZAWARCIEM UMOWY, ZAWARCIA UMOWY ORAZ JEJ WYKONANIA na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), jakim jest dokonywanie czynności związanych z prowadzoną działalnością z osobami uprawnionymi/wyznaczonymi do działania w imieniu lub na rzecz innych podmiotów będących drugą stroną umowy lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, gdy w/w czynności podejmowane są bezpośrednio z osobą fizyczną, która jest drugą stroną umowy,
c) ARCHIWIZACJI materiałów i komunikatów, w tym korespondencji, wytworzonych przez Administratora w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), jakim jest udokumentowanie prowadzenia działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Komu dane osobowe będą przekazywane?
- Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, takie jak usługi księgowe i podatkowe, audytowe, dostawcom systemów informatycznych i usług IT, ubezpieczycielom, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, organizacyjne i doradcze, a także podmiotom świadczącym usługi prawne, usługi archiwizacji lub usługi w zakresie ochrony osób i mienia. Pani/Pana dane osobowe mogą być także przekazywane operatorom pocztowym i kurierom.
- Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) między innymi w związku z korzystaniem przez Administratora z rozwiązań informatycznych opartych na rozwiązaniach chmurowych lub serwisowanych w państwie trzecim. Administrator dokonuje tego na podstawie standardowych klauzul ochronnych (art. 46 ust. 2 RODO) oraz – jeśli jest to wymagane – stosuje dodatkowe gwarancje ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie standardami lub zapewnia inny mechanizm, który jest zgodny z prawem i legalizuje taki transfer.
Okres przetwarzania danych osobowych
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, w związku z którą następuje korespondencja, a po tym terminie korespondencja będzie nadal przechowywana w niezbędnym zakresie w celach archiwizacyjnych, związanych z udokumentowaniem prowadzonej działalności gospodarczej przez okres nie krótszy niż przedawnienie ewentualnych roszczeń.
Dobrowolność podania danych osobowych
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu prowadzenia korespondencji z Administratorem.
Brak profilowania i stosowania zautomatyzowanych decyzji
- Dane przetwarzane do celów opisanych w niniejszym dokumencie nie będą podlegały profilowaniu, a wobec osób, których dane dotyczą nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje.
Jakie prawa przysługują w odniesieniu do danych osobowych?
- Przysługuje Pani/Panu:
a) prawo dostępu do danych,
b) prawo do sprostowania danych,
c) prawo do usunięcia danych oraz ograniczenia ich przetwarzania,
d) prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach, kiedy Administrator przetwarza Pani/Pana dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Sprzeciw można wyrazić ze względu na szczególną sytuację. - Powyższe żądania i oświadczenia należy składać w sposób wskazany w pkt 2 powyżej.
Gdzie można złożyć skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych?
- W przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie dotyczących jej/jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może Pani/Pan złożyć skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.